Box arsip plastik berbahan PP (polypropylene) lebih aman daripada kardus arsip untuk ruang lembab dan risiko rayap, karena bahannya tidak menyerap air dan bukan selulosa yang dimakan rayap. Untuk banjir, box PP tahan rendaman singkat tetapi tidak kedap, jadi simpan di rak atas. Kardus tetap cukup untuk arsip jangka pendek. Baca terus untuk ukuran F4 dan kode warnanya.
TL;DR
- PP tidak menyerap air, jadi box arsip plastik lebih tahan lembab dan jamur daripada kardus.
- PP bukan selulosa, tetapi kertas di dalam box tetap perlu dicek dari rayap.
- Box PP tahan rendaman singkat, tidak kedap, dan bukan pelindung kebakaran.
- Untuk kertas F4/folio, pilih box dengan panjang dalam di atas 33 cm.
- Kardus masih cukup untuk arsip jangka pendek di ruangan kering.
Halo, Packers. Kalau arsip kantormu sering kena lembab atau ruang simpannya rawan banjir, Paman bisa bantu pilih ukuran dan jumlah box lewat WhatsApp sebelum kamu memutuskan.
Apa itu box arsip plastik PP board dan apa bedanya dengan ordner plastik?
PP board adalah lembaran plastik berongga berbahan polypropylene (PP) yang tidak menyerap air, tidak mudah retak, dan tahan jamur. Rongga di dalamnya menjaga bobotnya tetap ringan.
Box arsip plastik adalah wadah tertutup untuk menyimpan map atau berkas lepas dalam jumlah banyak. Ordner plastik adalah map berpunggung tebal dengan penjepit untuk dokumen berlubang yang sering dibuka.
Ordner cocok untuk arsip aktif. Box cocok untuk arsip yang ditumpuk dan disimpan lebih lama.
Kenapa box arsip PP lebih aman daripada kardus untuk ruang lembab dan rayap?
Kelembapan dan jamur
Box arsip PP dibuat dari lembaran PP corrugated, dan sifat bahan itulah yang membedakannya dari kardus di ruang lembab.
- Tidak menyerap air. Kardus menyerap uap air dari udara lalu melembek. Dinding PP tidak menyerapnya, jadi bentuk box tetap kaku di ruangan lembab.
- Tahan jamur. Jamur tumbuh di bahan yang lembap. Permukaan PP tidak menyerap air, sehingga lebih sulit ditumbuhi jamur dan mudah dilap bersih.
Rayap dan selulosa
- Bukan selulosa, jadi bukan makanan rayap. Rayap memakan selulosa, bahan utama kertas dan kardus. PP tidak mengandung selulosa.
- Batasnya. Kertas di dalam box tetap selulosa, jadi box PP menyingkirkan satu sumber makanan rayap, bukan seluruhnya.
Bentuk box saat ditumpuk
Bentuk bertahan saat ditumpuk. Dinding PP board tidak mudah retak dan tidak lembek ketika lembap, sehingga box tidak mudah penyok di bawah tumpukan.
Apakah box arsip plastik aman saat banjir?
Yang terlindungi dan yang tidak
Aman untuk sebagian hal, tidak untuk yang lain.
- Yang terlindungi: dinding box tidak menyerap air, jadi bentuknya bertahan saat terkena kelembapan tinggi atau rendaman singkat.
- Yang tidak terlindungi: box tidak kedap. Air bisa masuk lewat celah tutup, dan dokumen di dalamnya tetap bisa basah.
Cara menyimpan dan batas perlindungan
- Yang sebaiknya dilakukan: simpan box di rak atas, bukan di lantai, dan jauhkan dari titik air masuk.
- Batas lain: box PP bukan pelindung kebakaran. PP termasuk plastik yang bisa terbakar.
Box arsip plastik, kardus, dan HDPE/PVC: perbandingan bahan
| Aspek | Karton | PP board | HDPE/PVC |
| Kelembapan | Menyerap uap air, dinding melembek | Tidak menyerap air | Tidak menyerap air |
| Rayap | Dimakan, karena selulosa | Tidak dimakan | Tidak dimakan |
| Rendaman banjir singkat | Rusak dan melembek | Bentuk bertahan, isi tetap bisa basah | Bentuk bertahan, isi tetap bisa basah |
| Bobot dan suhu | Ringan | Ringan, karena berongga | HDPE lebih berat, PVC kurang tahan suhu dan bahan kimia tertentu |
| Pemakaian ulang | Terbatas, mudah penyok | Bisa dipakai ulang | Bisa dipakai ulang |
Kapan kardus arsip masih cukup, dan kapan sebaiknya pindah ke PP?
Kapan kardus arsip masih cukup
Paman tidak akan menyuruh semua Packers pindah ke plastik. Kalau arsipmu hanya disimpan sekitar setahun di ruangan kering, kardus sudah cukup dan lebih ringan di anggaran. Jenis dan ukurannya sudah Paman bahas di artikel box file arsip dari kardus, sedangkan kebutuhan kantor ada di panduan box arsip dokumen kantor.
Kapan sebaiknya pindah ke PP
Pindah ke PP mulai masuk akal kalau ruang simpanmu lembab, pernah ada serangan rayap, ruangnya rawan kebanjiran, atau arsip harus disimpan bertahun-tahun.
Ukuran folio/F4 dan kode warna box arsip: cara Paman mengaturnya
Ukuran box untuk kertas F4 dan folio
Salah ukuran adalah kesalahan yang paling mudah dihindari. Kertas F4 (folio) lebih panjang dari A4, jadi box untuk map A4 tidak akan muat untuk F4. Ukur dimensi dalam box, bukan dimensi luar, karena dinding box memakan ruang di setiap sisi.
| Kertas | Ukuran kertas | Panjang dalam box minimal |
| A4 | 21 × 29,7 cm | di atas 29,7 cm |
| F4/folio | 21,5 × 33 cm | di atas 33 cm |
| Legal | 21,6 × 35,6 cm | di atas 35,6 cm |
Box PP yang bisa dilipat saat kosong
Box PP corrugated dipotong dari lembaran lalu dilipat menjadi box. Model yang bisa dilipat saat kosong menghemat tempat untuk stok box yang belum terpakai.
Kode warna per departemen atau tahun
Nah, di sini banyak arsip jadi berantakan: box-nya rapi, tapi tidak ada yang ingat arti warnanya. Paman biasanya menyarankan empat langkah ini:
- Tentukan satu patokan dulu, per departemen atau per tahun. Jangan campur keduanya di satu rak.
- Beri satu warna untuk satu patokan, pada box atau pada stiker labelnya. Misalnya biru untuk keuangan dan hijau untuk SDM, atau satu warna baru tiap tahun.
- Tempel label di sisi depan box, karena sisi itu yang terlihat dari lorong rak. Tulis departemen, tahun, dan rentang nomor berkas.
- Simpan daftar arti warna di satu lembar dekat rak, supaya orang baru tidak perlu menebak.
Untuk isi di dalam box, lihat juga jenis map arsip dan peralatan kearsipan lain yang bisa melengkapinya.
Kalau ukuran dan jumlah box yang kamu butuhkan sudah terbayang, kirim rincian kebutuhanmu lewat WhatsApp dan Paman siapkan penawarannya. Tanpa minimal order, jadi mulai dari beberapa box pun boleh.
Box arsip plastik untuk kantor, instansi, dan sekolah: mana yang cocok?
Kantor
Arsip kantor bertambah tiap bulan dan dibuka berkala. Kelompokkan per departemen, beri kode warna, dan taruh yang paling sering dibuka di rak setinggi tangan. Kalau kantormu di lantai dasar atau gedung yang pernah bocor, simpan box di rak, bukan di lantai. Untuk arsip aktif yang sering dibuka, pakai ordner plastik di rak terdekat, lalu pindahkan ke box saat arsipnya sudah jarang disentuh.
Instansi
Instansi pemerintah mengelola arsip berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sehingga arsip sering harus disimpan bertahun-tahun dan siap diperiksa saat audit. Untuk arsip jangka panjang seperti itu, bahan yang tidak menyerap air lebih masuk akal.
Soal ukuran, Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2000 menetapkan boks arsip besar 37 × 19 × 27 cm dan boks kecil 37 × 9 × 27 cm dari karton gelombang. Kalau instansimu wajib mengikuti standar itu, tanyakan ke unit kearsipan apakah box PP berukuran sama diterima.
Sekolah
Sekolah menyimpan ijazah, rapor, dan berkas administrasi bertahun-tahun. Kalau ruang tata usaha berada di daerah lembab atau dekat sungai, box yang tidak menyerap kelembapan lebih aman daripada kardus. Beri kode warna per tahun ajaran supaya berkas gampang dicari saat ada permintaan. Pisahkan ijazah dan dokumen asli dari arsip harian, supaya berkas yang paling penting tidak ikut terangkat setiap ada permintaan biasa.
Pilih box arsip plastik kalau ruangmu bermasalah, kardus kalau tidak
Box arsip plastik bukan jawaban untuk semua ruang arsip. Kalau ruangmu lembab, rawan rayap, atau pernah kebanjiran, bahan PP mengurangi tiga masalah itu sekaligus. Kalau arsip hanya disimpan setahun di ruangan kering, kardus masih masuk akal.
Pilihan box dan ordnernya ada di halaman produk PamanPack. Kalau ingin tahu siapa di balik kemasan ini, kenali tim kami lewat halaman Tentang Kami PamanPack.
Sudah tahu ukuran kertas dan jumlah yang dibutuhkan? Minta penawaran box arsip plastik lewat WhatsApp. Tanpa minimal order, jadi berapa pun jumlahnya, Paman tetap layani.
